Cara Mendesain Surat Keterangan Lulus SD Secara Daring

Tak terasa, Tahun Ajaran 2019/2020 sudah akan berakhir. Guru tentu harus bersiap untuk mengumumkan kelulusan bagi siswa kelas 6 untuk di SD. Biasanya pengumuman dilakukan secara langsing, namun tahun ini karena ada pandemi Covid-19, maka pengumuman harus dilakukan secara daring. Jika terkendala akses maka dapat dilakukan dengan memadukan daring dan luring (Blended).

Nah, bagaiman cara merancang surat keterangan lulus secara daring?

Ini adalah salah satu opsi, yang dapat pilih guru, yaitu dengan menggunakan fitur dari google drive, Google Dokumen, Spreadshett, dan WhatsAuto. Adapun langklah-langkahnya sebagai berikut:

Siapkan File Word dan File Excel Nilai Kelulusan Siswa (Unduh Contoh)
Siapkan akun Gmail.
Login ke google drive (https://drive.google.com)
Buat folder, dengan klik BARU

Kemudian klik Folder, Ketikan nama foldernya dan klik BUAT. Tunggu sampai foldernya jadi.
jika sudah jadi, klik folder yang dibuat 2x (buka folder)
Masukkan File Surat Keterangan Lulus dan Nilai Kelulusan Siswa (No. 1, filenya di ekstrak dulu agar muncul folder). Caranya bisa klik Baru, terus pilih Upload File. Cari dan pilih file yang mau di upload. Kalau sudah klik Open. Atau bisa juga cari file, kemudian klik dan seret file ke folder yang di Drive, maka file juga.
Maka File akan terupload ke Folder.

Buka File Word dan Excelnya. Kemudian Ubah file Word menjadi Google Dokumen. Caranya klik 2 x (buka), kemudian buka dulu dengan google dokumen.

Kemudian pilih File, kemudian Simpan sebagai Google Dokumen.
Untuk Excelnya, buka dengan klik 2 x. Kemudian buka dengan Google Spreadsheet (ada di atas seperti tadi). Terus klik File, simpan sebagai Google Spreadsheet.
File Google Dokumen dan Spreadsheet yang akan kita gunakan selanjutnya.
Sekarang buka google dokumen dan google Spreadsheetnya. Kita akan atur agar fila pada spreadsheet akan merger ke google dokumen.
Silahkan sesuaikan Surat keterangan lulusnya sesuai data sekolah masing-masing.
Pada surat keterangan kita isi dengan <<No. Surat>> (No. Surat merupakan nama kolom pada spreadsheet yang berisikan kolom No Surat/ Tulisan harus sama)
Begitu seterusnya, hingga semua data yang mau dipindahkan dari spreadsheet ke Google dokumen telah diatur.
Jika sudah selesai setting, selanjutnya kita instal pengaya AutoCrat (Jika belum terinstal). Caranya klik Pengaya/Add-On.

kemudian pilih dapatkan Add-on. Lalu instal AutoCrat. Pastikan hanya 1 email yang login di laptopnya agar tidak error.

Ikuti langkah-langkahnya. Jika sudah terinstal, bisa diclose.
Selanjutnya, kita akan setting AutoCratnya. Klik Pengaya, kemudian pilih Autocrat, Open/ Launch. Kemudian klik New Job.

Kemudian Beri Nama Jobnya, misalnya Kelulusan Kelas 6.

Kemudian Klik next, kemudian pilih template. Pilih From Drive.

Pilih File Google Dokumen Surat keterangan lulus yang sudah disetting. Klik filenya, kemudian Select. Jika sudah berhasil klik Next.
Selanjutnya, pastikan nama yang di dalan tanda <<...>> sama dengan nama yang di spreadsheet. Kemudian Klik Next.

Pada File Setting, isi nama File, misalnya SKL <<Nama Siswa>>. Maka nanti setiap file akan isi nama siswa. Kemudian pilih tipe file PDF, dan pilih Multiple Output Mode. Setelah itu Next.

Kemudian Pilih Folder penyimpanan hasil Merger berupa PDF. Buatkan Foldernya di Drive. Usahakan masih di dalam satu folder dengan data yang lain. Setelah dibuatkan folder, klik Choose Folder. Pilih folder yang telah dibuat, Select. Kemudian hapus folder yang lama. Jika tidak membuat folder baru, maka file akan tersimpan pada nama folder yang ada. Jika sudah klik Next.
Langkah ke-6 dan ke-7 dibiarkan saja. Langsung klik next.
Langkah ke-8, ikuti gambar berikut

Kemudian di bagian "To" Ketikkan <<Email>>. Walaupun kita tidak mengirimkan ke email siswa. Namun jika mau kirim langsung ke email siswa, bisa tambahkan daftar email di Spreadsheet.
Kemudian di Type In Subject tambahkan SKL <<Nama Siswa>>. Jika kirim langsung ke email siswa atau orang tua, tambahkan deskrisi pesannya untuk menguduh SKL di bawah ini (bisa disesuaikan). Kalau sudah klik Next.
Langkah 9, ikuti gambar berikut

Setting selesai. bisa dicek-cek lagi dengan klik back. Namun jika sudah yakin benar, klik save. maka Job sudah tersimpan.

Untuk menjalankan, klik tanda Mulai. ditunggu sampau mencul link merger di sebelah kanan data.

Tunggu sampai semua link muncul. Jika ada yang gagal, link drivenya tidak muncul, maka dapat menghapus data yang mucul pada siswa tersebut. kemudian diulangi mulai lagi pada Job Autocratnya. Maka yang gagal tadi akan diulang. Untuk yang sudah berhasil muncul linknya, dibiarkan.
File PDF akan tersimpan pada folder yang dipilih pada langkah 5. Agar dapat diakses oleh siswa, tanpa meminta akses, maka foldernya di setting untuk siapa saja yang memiliki link dapat mengakses. Caranya klik kanan pada folder, kemudian pilih bagikan, klik ubah ke siapa saja yang memiliki link.

Jika sudah, sekarang kita akan mulai membuat Sreadsheet baru yang akan kita hubungkan dengan Aplikasi WhatsAuto. Caranya kembali ke folde yang dibuat pertama agar file tetap terkumpul. Kemudian klik baru, pilih Google Spreadsheet. Maka akan muncul lembar kerja baru. Sekarang kita hanya menggunakan 2 kolom, yaitu kolom kode dan kolom balasan. Perhatikan gambar berikut.

Nama spreadsheet dapat disesuaikan agar mudah nanti dicari. Kolom A merupakan kode yang akan diketikan oleh siswa kita. Kolom B adalah jawaban otomatisnya. Link drive akan di dapatkan siswa setelah mengetikkan NISN. Link drive tersebut diambil dari spreadshet yang diautocrat tadi (Link SKL siswa)
Jika sudah sekarang kita instal Aplikasi Whatsauto di HP Androidnya. Jika tidak memakai android, maka bisa pinjem HP ke keluarga atau temennya. Masuk ke Playstore (Dapat klik langsung disini), ketikkan Whatsauto, kemudian cari. Berikut tampilan aplikasinya.

Jika sudah ketemu, klik instal. Jika sudah terinstal, maka akan muncul menu buka. Bisa juga cek di layah HPnya.
Kemudian kita setting aplikasinya. Buka aplikasinya, biasanya langsung masuk ke menu RUMAH. Jawaban otomatisnya di aktifkan. Kemudian Teks balasan Otomatis, yang yang ada tanda pensilnya di klik. kemudian centang yang paling atas. Jika tidak dicentang, maka nanti setiap orang yang mengirim WA ke kita akan dibalas otomatis (Walau hanya WA biasa).

Kemudian masuk ke menu Kontak. Sesuaikan kontak yang boleh mengakses pengumuman yang akan kita bagikan. Jika memilih SEMUA ORANG, maka semua orang akan dapat mengaksesnya. Jika memilih DAFTAR KONTAK SAYA, maka hanya orang yang ditambahkan dikontak Whatsauto saja yang dapat mengaksesnya. Berikut contoh tampilannya.

Selanjutnya, klik icon 4 segiempat yang ada di pojok kiri atas layar. kita akan menghubungkan dengan Spreadsheet yang tadi kita buat.
Pastikan email yang tadi dipakai untuk membuat spreadsheet sudah ada di HP. Biasanya kalau ada lebih dari 1 email di HP akan error ketika sinkron. Untuk itu, kita dapat mengeluarkan email yang lain dulu. Jika sudah terhubung, maka klik Spreadsheet, klik SINKRONKAN. Jika nama Spreadsheet belum muncul, klik SINKRONKAN lagi. Jika sudah muncul, klik Nama Spreadsheetnya, misalnya kita tadi kasi nama "SKL WA". Tunggu sampai ada pemberitahuan berhasil disinkronkan.
Jika sudah berhasil, maka siswa kita sudah dapat mengakses pengumuman kelulusan.
Ketika membagikan, minta siswa untuk mengetikkan kode pertama, yaitu KELULUSAN.